ฝึกเขียนอีเมลภาษาอังกฤษอย่างเป็นมืออาชีพ เขียนแบบไหนให้ดูดี?

หลายๆ คนน่าจะเคยมีปัญหากับการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ เพราะส่วนใหญ่มักต้องใช้อย่างเป็นทางการและมีคำศัพท์เฉพาะ การจะเขียนให้อ่านแล้วดูมืออาชีพจึงต้องอาศัยหลักการเบื้องต้นที่ใช้กันในสากล หากคุณ อยากเก่งภาษาอังกฤษ และสื่อสารได้อย่างมั่นใจ การฝึกเขียนอีเมลก็เป็นหนึ่งในทักษะสำคัญที่ควรเริ่มต้น มาดูกันดีกว่าว่าจะมีเทคนิคอะไรที่ช่วยให้การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษของคุณดูดีและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1.Greeting การทักทาย: ประโยคสำคัญสำหรับการเริ่มเขียนอีเมลที่ดี

การทักทายคือการแสดงความเป็นมิตร โดยปกติเวลาเราทักทายกันเราจะใช้คำว่า Hi, Hello, Hey แต่อย่าลืมว่าการเขียนอีเมลเพื่อการทักทายอย่างเหมาะสม และเป็นทางการที่สุด ดังนั้นควรเรื่มต้นประโยคด้วยคำต่อไปนี้

Dear [ชื่อคนที่เราส่งหา] : ใช้ได้กับบุคคลทั่วไป มีความเป็นสุภาพ ไม่ทางการจนเกินไป

To whom it may concern, : ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง มักใช้ในกรณีของการส่งอีเมลถึงคนหลายคน เช่นอาจจะเป็นการ CC อีเมล ซึ่งสามารถใช้ได้ในรูปแบบทางการเช่นเดียวกัน

2.Introduction เกริ่นนำ: เกริ่นก่อนเข้าสู้เนื้อหาสำคัญของอีเมล 

การเกริ่นนำเป็นการพูดคุยและทักทายกับผู้อ่านก่อน อาจจะเป็นไปในเชิงขอบคุณหรือถามไถ่เล็กน้อยหากเป็นอีเมลที่ต่อเนื่องมาจากอีเมลก่อนหน้าก็ย่อมได้ เช่น

Thank you for your interest = ขอบคุณที่ให้ความสนใจ

Thank you for for getting back to me = ขอบคุณที่ติดต่อกลับมา

Thank you for your help with = ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือในเรื่อง…

หรืออาจจะเป็นไปในเชิง บอกวัตถุประสงค์ เช่น

This is to… (inform/ update/ follow up) = อีเมลฉบับนี้เราเขียนมาเพื่อแจ้ง อัปเดต ติดตาม

I’m writing to… = ฉันเขียนอีเมลฉบับนี้เพื่อ

I would like to… = ฉันต้องการที่จะ

3.Inform แจ้งรายละเอียดที่กระชับ ได้ใจความ

มาถึงเนื้อหาสำคัญของอีเมลคือการแจ้งรายละเอียด เพื่อให้สามารถส่งสารไปยังผู้รับได้อย่างชัดเจน โดยแนะนำว่าควรมีไม่เกิน 1-2 ประเด็นเท่านั้น อาจจะเป็นการแนบไฟล์เพิ่มเติมหรือเป็นการสอบถามเพิ่มเติมเพื่อข้อรายละเอียด เช่น

As per your request, I’ve attached documents in this email = อย่างที่คุณได้ขอไป เราได้แนบเอกสารไว้ในอีเมลนี้

Please find the attach/ Please see the attached documents = ได้โปรดดูเอกสารตามที่ได้แนบไป

4.Conclusion สรุปส่งท้าย ง่ายๆ ชัดเจน

การกล่าวสรุปที่ดีคือการสรุปเนื้อหาให้เข้าใจง่าย ในกรณีที่เนื้อหาอีเมลมีความซับซ้อยหรือเยอะ ทั้งนี้มันอาจเป็นการย้ำสิ่งสำคัญด้วย แล้วจึงจบด้วยการขอบคุณ หรือรอคอยคำตอบจากอีกฝ่าย ดังต่อไปนี้

Please look over the draft and let me know if there are any questions = กรุณาอ่านร่างและแจ้งให้ฉันทราบหากมีคำถามใด ๆ

if you have any questions, please let me know = ถ้ามีคำถามอะไรสงสัย สอบถามได้เลยค่ะ

Feel free to … = สามารถ…ได้เลย

I’m looking forward to hearing back from you = หวังว่าจะได้คำตอบจากคุณเร็วๆ นี้

looking forward to discuss with you = รอคอยที่จะได้พูดคุย/เจรจากับคุณ

5.sign off หรือการบอกลา

ซึ่งในการเขียนภาษาอังกฤษจะใช้อยู่ประมาณสามประโยค เช่น

Best regards

Warm regards

kind regards

yours sincerely

Yours truly

respectfully

Appreciatively

ทั้งหมดนี้แปลว่า ขอแสดงความนับถือ ขอแสดงความเคารพ ด้วยความเคารพ ด้วยความซาบซึ่งใจ สามารถนำไปใช้เขียนอีเมลได้อย่างเป็นทางการได้เลย เพียงจำเทคนิคเบสิคเหล่านี้ คุณก็สามารถมั่นใจได้แล้วว่าต่อไปนี้การเขียนอีเมลของคุณจะเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น อย่าลืมว่าเนื้อหาต้องเข้าใจง่าย กระชับ และปิดด้วยความเคารพและชื่อของตัวเองเสมอด้วยนะคะ

คำถาม-คำตอบที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ

1. “Dear [ชื่อ]” กับ “To whom it may concern” มีวิธีใช้ต่างกันอย่างไร?
   “Dear [ชื่อ]” เป็นการทักทายที่ใช้เมื่อคุณ รู้จักชื่อผู้รับ ค่ะ เป็นการทักทายที่สุภาพและไม่เป็นทางการจนเกินไป ส่วน “To whom it may concern” ใช้เมื่อคุณ ไม่ทราบชื่อผู้รับที่แน่ชัด ค่ะ ซึ่งเป็นการทักทายที่ค่อนข้างเป็นทางการและเหมาะสำหรับการส่งอีเมลถึงหน่วยงานหรือบุคคลที่ไม่ระบุตัวตนค่ะ

2. หากต้องการแนบไฟล์เอกสาร ควรใช้ประโยคว่าอะไร?
   คุณสามารถใช้ประโยคว่า “Please find the attached documents” หรือ “Please see the attached documents” ได้ค่ะ ทั้งสองประโยคนี้มีความหมายว่า “โปรดดูเอกสารที่แนบมา” ซึ่งเป็นประโยคที่สุภาพและนิยมใช้ในการแจ้งเรื่องการแนบไฟล์ในอีเมลค่ะ

3. “I’m looking forward to hearing back from you” กับ “looking forward to discuss with you” มีความหมายต่างกันไหม?
   ทั้งสองประโยคมีความหมายว่า “รอคอยที่จะได้คุยกับคุณ” ค่ะ แต่มีความแตกต่างกันเล็กน้อย “I’m looking forward to hearing back from you” ใช้เมื่อคุณต้องการให้ผู้รับ ตอบกลับอีเมล ของคุณ ส่วน “looking forward to discuss with you” ใช้เมื่อคุณต้องการนัดหมายเพื่อ พูดคุยในรายละเอียด หรือเจรจาในเรื่องที่เกี่ยวข้องค่ะ

4. มีวิธีเขียนประโยคสรุปส่งท้ายที่สุภาพกว่าคำว่า “Best regards” หรือไม่?
   คำว่า “Best regards” เป็นการบอกลาที่สุภาพและเป็นที่นิยมอยู่แล้วค่ะ แต่หากคุณต้องการให้ดูเป็นทางการมากขึ้น สามารถใช้คำว่า “Yours sincerely” หรือ “Yours truly” ได้ค่ะ ส่วนคำว่า “Respectfully” ใช้เมื่อคุณต้องการแสดงความเคารพอย่างสูงสุดค่ะ

สำหรับใครที่รู้สึกว่าอยากมีความมั่นใจในการใช้ภาษาอังกฤษมากกว่านี้ ลองมาลงคอร์สเรียนภาษาเพื่อการสื่อสาร หรือคอร์สเรียนภาษาอังกฤษเพื่อธุรกิจกับ engcouncil รับรองว่านอกจากจะได้อัพสกิลอย่างมืออาชีพแล้ว ยังสามารถนำไปต่อยอดได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย