ฝึกเขียนอีเมลภาษาอังกฤษอย่างเป็นมืออาชีพ เขียนแบบไหนให้ดูดี?
หลายๆ คนน่าจะเคยมีปัญหากับการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ เพราะส่วนใหญ่อีเมลนี้จะเป็นอีเมลที่ต้องมีความเป็นทางการและต้องมีการใช้คำเฉพาะ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นการจะเขียนอีเมลให้มีความเป็นมืออาชีพต้องอาศัยการเลือกใช้คำและหลักการเบื้องต้นที่เป็นสากล มาดูกันดีกว่าว่าถ้าอยากฝึกเขียนอีเมลภาษาอังกฤษให้มีความเป็นมืออาชีพ จะทำอย่างไรได้บ้าง
1.Greeting การทักทาย: ประโยคสำคัญสำหรับการเริ่มเขียนอีเมลที่ดี
การทักทายคือการแสดงความเป็นมิตร โดยปกติเวลาเราทักทายกันเราจะใช้คำว่า Hi, Hello, Hey แต่อย่าลืมว่าการเขียนอีเมลเพื่อการทักทายอย่างเหมาะสม และเป็นทางการที่สุด ดังนั้นควรเรื่มต้นประโยคด้วยคำต่อไปนี้
Dear [ชื่อคนที่เราส่งหา] : ใช้ได้กับบุคคลทั่วไป มีความเป็นสุภาพ ไม่ทางการจนเกินไป
To whom it may concern, : ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง มักใช้ในกรณีของการส่งอีเมลถึงคนหลายคน เช่นอาจจะเป็นการ CC อีเมล ซึ่งสามารถใช้ได้ในรูปแบบทางการเช่นเดียวกัน
2.Introduction เกริ่นนำ: เกริ่นก่อนเข้าสู้เนื้อหาสำคัญของอีเมล
การเกริ่นนำเป็นการพูดคุยและทักทายกับผู้อ่านก่อน อาจจะเป็นไปในเชิงขอบคุณหรือถามไถ่เล็กน้อยหากเป็นอีเมลที่ต่อเนื่องมาจากอีเมลก่อนหน้าก็ย่อมได้ เช่น
Thank you for your interest = ขอบคุณที่ให้ความสนใจ
Thank you for for getting back to me = ขอบคุณที่ติดต่อกลับมา
Thank you for your help with = ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือในเรื่อง…
หรืออาจจะเป็นไปในเชิง บอกวัตถุประสงค์ เช่น
This is to… (inform/ update/ follow up) = อีเมลฉบับนี้เราเขียนมาเพื่อแจ้ง อัปเดต ติดตาม
I’m writing to… = ฉันเขียนอีเมลฉบับนี้เพื่อ
I would like to… = ฉันต้องการที่จะ
3.Inform แจ้งรายละเอียดที่กระชับ ได้ใจความ
มาถึงเนื้อหาสำคัญของอีเมลคือการแจ้งรายละเอียด เพื่อให้สามารถส่งสารไปยังผู้รับได้อย่างชัดเจน โดยแนะนำว่าควรมีไม่เกิน 1-2 ประเด็นเท่านั้น อาจจะเป็นการแนบไฟล์เพิ่มเติมหรือเป็นการสอบถามเพิ่มเติมเพื่อข้อรายละเอียด เช่น
As per your request, I’ve attached documents in this email = อย่างที่คุณได้ขอไป เราได้แนบเอกสารไว้ในอีเมลนี้
Please find the attach/ Please see the attached documents = ได้โปรดดูเอกสารตามที่ได้แนบไป
4.Conclusion สรุปส่งท้าย ง่ายๆ ชัดเจน
การกล่าวสรุปที่ดีคือการสรุปเนื้อหาให้เข้าใจง่าย ในกรณีที่เนื้อหาอีเมลมีความซับซ้อยหรือเยอะ ทั้งนี้มันอาจเป็นการย้ำสิ่งสำคัญด้วย แล้วจึงจบด้วยการขอบคุณ หรือรอคอยคำตอบจากอีกฝ่าย ดังต่อไปนี้
Please look over the draft and let me know if there are any questions = กรุณาอ่านร่างและแจ้งให้ฉันทราบหากมีคำถามใด ๆ
if you have any questions, please let me know = ถ้ามีคำถามอะไรสงสัย สอบถามได้เลยค่ะ
Feel free to … = สามารถ…ได้เลย
I’m looking forward to hearing back from you = หวังว่าจะได้คำตอบจากคุณเร็วๆ นี้
looking forward to discuss with you = รอคอยที่จะได้พูดคุย/เจรจากับคุณ
5.sign off หรือการบอกลา
ซึ่งในการเขียนภาษาอังกฤษจะใช้อยู่ประมาณสามประโยค เช่น
Best regards
Warm regards
kind regards
yours sincerely
Yours truly
respectfully
Appreciatively
ทั้งหมดนี้แปลว่า ขอแสดงความนับถือ ขอแสดงความเคารพ ด้วยความเคารพ ด้วยความซาบซึ่งใจ สามารถนำไปใช้เขียนอีเมลได้อย่างเป็นทางการได้เลย เพียงจำเทคนิคเบสิคเหล่านี้ คุณก็สามารถมั่นใจได้แล้วว่าต่อไปนี้การเขียนอีเมลของคุณจะเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น อย่าลืมว่าเนื้อหาต้องเข้าใจง่าย กระชับ และปิดด้วยความเคารพและชื่อของตัวเองเสมอด้วยนะคะ
สำหรับใครที่รู้สึกว่าอยากมีความมั่นใจในการใช้ภาษาอังกฤษมากกว่านี้ ลองมาลงคอร์สเรียนภาษาเพื่อการสื่อสาร หรือคอร์สเรียนภาษาอังกฤษเพื่อธุรกิจกับ engcouncil รับรองว่านอกจากจะได้อัพสกิลอย่างมืออาชีพแล้ว ยังสามารถนำไปต่อยอดได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย
สนใจลงทะเบียนเรียน
สำหรับท่านใดที่ต้องการลงทะเบียนเรียน หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม สามารถติดต่อเราได้ผ่านช่องทางด้านล่างนี้ ทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง
