เทคนิคการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ

วันนี้ สถาบันสอนภาษาอังกฤษออนไลน์ Engcouncil  จะมาบอกเทคนิคง่ายๆในแต่ละส่วนที่จะช่วยเพิ่มความเป็นมืออาชีพในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษของคุณ จะมีอะไรบ้างนั้นมาดูกันเลยค่ะ

ส่วนที่ 1. Greeting การทักทาย

ปกติเราอาจจะทักทายด้วยคำว่า Hello, Hi, Hey ได้ ถ้าเป็นการเขียน E–mail ถึงเพื่อน หรือคนสนิท แต่หากเป็น E–mail เพื่อติดต่อในที่ทำงาน แนะนำให้เลือกใช้คำทักทายที่มีความเป็นทางการมากขึ้น

เช่น

• Dear [First Name], — ใช้ได้ทั่วไป สุภาพ ไม่ทางการจนเกินไป

• Dear Ms./Mrs./Mr. [Last Name], — สุภาพและเป็นทางการมาก อาจจะใช้กับคนที่ไม่รู้จักมาก่อน

• To whom it may concern, — ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง ใช้ในกรณีที่ส่ง E–mail ฉบับเดียวกันนี้ ไปถึงหลายคนมีความหมายแจ้งให้ทราบ ไม่เจาะจง ไม่ personal

ส่วนที่ 2. Introduction เกริ่นนำ

แบ่งเป็น 2 ส่วนด้วยกัน

ส่วนแรก คือ Thank you การขอบคุณ

เหมือนการทักทาย พูดคุยกับผู้อ่านก่อน อาจจะพูดถึงเรื่องที่เคยคุยกันไว้ในอีเมลก่อนหน้านี้ก็ได้ ถ้าไม่มีการขอบคุณก่อน ก็ไม่ถือว่าผิด แต่ถ้ามีแล้ว E-mail จะดูซอฟขึ้นค่ะ

Thank you for …+ Noun หรือ  v.ing

เช่น

• Thank you for your interest.  ขอบคุณสำหรับความสนใจ
• Thank you for the information.  ขอบคุณสำหรับข้อมูล
• Thank you for the update.  ขอบคุณสำหรับการอัพเดต
• Thank you for your help with …  ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ
• Thank you for following up on …  ขอบคุณที่ช่วยตามเรื่องให้
• Thank you for checking …  ขอบคุณที่ช่วยตรวจสอบ
• Thank you for getting back to me …  ขอบคุณที่ติดต่อกลับมา

ส่วนที่ 2 คือ Purpose บอกถึงจุดประสงค์

ต้องการสื่อสารอะไรในการเขียนอีเมลครั้งนี้ก็ให้บอกไปเลยค่ะ ถ้า E-mail ไม่ได้อยู่ในบรรยากาศของการขอบคุณ ก็สามารถข้ามข้อ 2.1 ขอบคุณ มาข้อ 2.2 บอกจุดประสงค์นี้ได้เลย แล้วนำไปปรับใช้ตามที่เหมาะสมได้เลย

และนี่คือตัวอย่าง

This is to …  (อีเมล) นี้เพื่อ …

• Inform (แจ้ง)
• Update (อัพเดต)
• Follow up (ติดตามผล)

I’m writing to … ฉันเขียน (อีเมลหาคุณ) เพื่อ …

• Inquire (สอบถาม)
• Ask (ถาม, ขอ)
• Request (ขอ, ขอร้อง)

I’m writing regarding… ฉันเขียน (อีเมลหาคุณ) เกี่ยวกับ …

• Project (โปรเจค)
• Budget (งบประมาณ)

I would like to … ฉันต้องการที่จะ …

• Ask about (ถามเกี่ยวกับ)
• Follow up about (ติดตามผลเกี่ยวกับ)

ส่วนที่ 3. Conclusion บทสรุป

คือการย้ำอีกครั้งว่า ทั้งหมดที่เขียนมาใน E-mail นี้ เราต้องการสื่อสารอะไร หรืออาจจะสรุปเนื้อหาให้ชัดเจนขึ้น ดัวอย่างเช่น …

I look forward to … ฉันตั้งตาคอย/รอ

• Discussing (ถกเถียง)
• Talking (คุย)
• Meeting (เจอ)
• Working (ทำงาน)

*** ส่วนนี้ต้องระวังนิดนึงนะคะ

To look forward to + v.ing

ต้องใช้กับ v.ing หรือคำนามนะคะ เพราะ to ทำหน้าที่เป็น Preposition ในวลีนี้ค่า

I look forward to …

I’m looking forward to …

I will look forward to …

Looking forward to …

ใช้ได้เหมือนกันทั้งหมดเลยค่ะ

Please …

ใช้ในกรณีที่เขียนบรรยายใน E-mail ค่อนข้างยาว เลยอยากจะสรุปสั้น ๆ ให้คนอ่านเข้าใจจุดประสงค์อีกที

เช่น Please look over the draft and let me know ช่วยกรุณาดูเอกสารฉบับร่างแล้วบอกฉัน…

*กรณีที่เป็นการให้ข้อมูลเพิ่มเติม แล้วอยากทิ้งท้ายว่า ถ้าสงสัยอะไร ถ้ามาสอบถามมาได้เลยนะ*

เช่น If you have any question, ถ้าคุณมีคำถามอะไร

Do not hesitate to ask ไม่ต้องลังเลที่จะถาม

Feel free to ask… ถามได้เลย/ตามสบาย

ส่วนสุดท้าย Sign Off การบอกลา

ถ้าสนิทกัน ก็สามารถใช้คำว่า Thanks again, See you soon!,  Cheers ได้ค่ะ

แต่ถ้าเป็นอีเมลที่เป็นทางการ แนะนำให้เลือกใช้คำที่ Formal ขึ้นมาหน่อย เช่น

Regards = ความเคารพนับถือ, ความหวังดี, ความนับถือ

เราสามารถใส่คำว่า Regards แล้วตามด้วยชื่อเลยก็ได้

ซึ่งสามารถใช้ได้ทั่วไป ไม่ทางการเกินไป

เช่น Best regards, Warm regard, Kind regards,

Your … (ด้วยความ…)

ค่อนข้างเป็นทางการมาก

เช่น Yours sincerely, Yours faithfully, Yours truly, Yours respectfully (ด้วยความจริงใจ ซื่อสัตย์ นับถือ เคารพ)

หรือ จะลาพร้อมไปกับ with ….

With best wishes, หรือ Best Wishes,

With many thanks and best wishes

เห็นมั้ยละคะเพื่อน ว่าจริงๆ แล้วภาษาอังกฤษมีอีกหลายเรื่องที่น่าสนใจ อีกทั้งยังมีลูกเล่นเพิ่มความมืออาชีพให้เราอีกด้วยค่ะ

หากเพื่อนๆ คนไหนต้องการเรียนภาษาอังกฤษโดยสามารถสนทนาภาษาอังกฤษในชีวิตประจำวัน ฟัง พูด อ่าน เขียน  และทริคต่างๆสามารถลงทะเบียน เพื่อติดต่อขอรับคำแนะนำจากเราฟรีได้แล้วตั้งแต่วันนี้