ปัจจุบันโลกของการทำงาน โดยเฉพาะองค์กรระหว่างประเทศหรือบริษัทข้ามชาติ หรือแม้แต่กระทั้งภายในองค์กรเดียวกัน คงหลีกเลี่ยงระบบการส่งอีเมลไม่ได้โดยเฉพาะ E-mail ภาษาอังกฤษ เพื่อติดต่องานต่างๆ มากมาย ว่าแต่เราควรเขียนแบบไหน และควรใช้คำแบบไหนดีที่จะทำให้ประโยคดูดีแบบมืออาชีพ
วันนี้ สถาบันสอนภาษาอังกฤษออนไลน์ Engcouncil จะมาบอกเทคนิคง่ายๆในแต่ละส่วนที่จะช่วยเพิ่มความเป็นมืออาชีพในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษของคุณ จะมีอะไรบ้างนั้นมาดูกันเลยค่ะ
ส่วนที่ 1. Greeting การทักทาย
ปกติเราอาจจะทักทายด้วยคำว่า Hello, Hi, Hey ได้ ถ้าเป็นการเขียน E–mail ถึงเพื่อน หรือคนสนิท แต่หากเป็น E–mail เพื่อติดต่อในที่ทำงาน แนะนำให้เลือกใช้คำทักทายที่มีความเป็นทางการมากขึ้น
เช่น
- Dear [First Name], — ใช้ได้ทั่วไป สุภาพ ไม่ทางการจนเกินไป
- Dear Ms./Mrs./Mr. [Last Name], — สุภาพและเป็นทางการมาก อาจจะใช้กับคนที่ไม่รู้จักมาก่อน
- To whom it may concern, — ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง ใช้ในกรณีที่ส่ง E–mail ฉบับเดียวกันนี้ ไปถึงหลายคนมีความหมายแจ้งให้ทราบ ไม่เจาะจง ไม่ personal
ส่วนที่ 2. Introduction เกริ่นนำ
แบ่งเป็น 2 ส่วนด้วยกัน
ส่วนแรก คือ Thank you การขอบคุณ
เหมือนการทักทาย พูดคุยกับผู้อ่านก่อน อาจจะพูดถึงเรื่องที่เคยคุยกันไว้ในอีเมลก่อนหน้านี้ก็ได้ ถ้าไม่มีการขอบคุณก่อน ก็ไม่ถือว่าผิด แต่ถ้ามีแล้ว E-mail จะดูซอฟขึ้นค่ะ
Thank you for …+ Noun หรือ v.ing
เช่น
- Thank you for your interest. ขอบคุณสำหรับความสนใจ
- Thank you for the information. ขอบคุณสำหรับข้อมูล
- Thank you for the update. ขอบคุณสำหรับการอัพเดต
- Thank you for your help with … ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ
- Thank you for following up on … ขอบคุณที่ช่วยตามเรื่องให้
- Thank you for checking … ขอบคุณที่ช่วยตรวจสอบ
- Thank you for getting back to me … ขอบคุณที่ติดต่อกลับมา
ส่วนที่ 2 คือ Purpose บอกถึงจุดประสงค์
ต้องการสื่อสารอะไรในการเขียนอีเมลครั้งนี้ก็ให้บอกไปเลยค่ะ ถ้า E-mail ไม่ได้อยู่ในบรรยากาศของการขอบคุณ ก็สามารถข้ามข้อ 2.1 ขอบคุณ มาข้อ 2.2 บอกจุดประสงค์นี้ได้เลย แล้วนำไปปรับใช้ตามที่เหมาะสมได้เลย
และนี่คือตัวอย่าง
This is to … (อีเมล) นี้เพื่อ …
- Inform (แจ้ง)
- Update (อัพเดต)
- Follow up (ติดตามผล)
I’m writing to … ฉันเขียน (อีเมลหาคุณ) เพื่อ …
- Inquire (สอบถาม)
- Ask (ถาม, ขอ)
- Request (ขอ, ขอร้อง)
I’m writing regarding… ฉันเขียน (อีเมลหาคุณ) เกี่ยวกับ …
- Project (โปรเจค)
- Budget (งบประมาณ)
I would like to … ฉันต้องการที่จะ …
- Ask about (ถามเกี่ยวกับ)
- Follow up about (ติดตามผลเกี่ยวกับ)
ส่วนที่ 3. Conclusion บทสรุป
คือการย้ำอีกครั้งว่า ทั้งหมดที่เขียนมาใน E-mail นี้ เราต้องการสื่อสารอะไร หรืออาจจะสรุปเนื้อหาให้ชัดเจนขึ้น ดัวอย่างเช่น …
I look forward to … ฉันตั้งตาคอย/รอ
- Discussing (ถกเถียง)
- Talking (คุย)
- Meeting (เจอ)
- Working (ทำงาน)
*** ส่วนนี้ต้องระวังนิดนึงนะคะ
To look forward to + v.ing
ต้องใช้กับ v.ing หรือคำนามนะคะ เพราะ to ทำหน้าที่เป็น Preposition ในวลีนี้ค่า
I look forward to …
I’m looking forward to …
I will look forward to …
Looking forward to …
ใช้ได้เหมือนกันทั้งหมดเลยค่ะ
Please …
ใช้ในกรณีที่เขียนบรรยายใน E-mail ค่อนข้างยาว เลยอยากจะสรุปสั้น ๆ ให้คนอ่านเข้าใจจุดประสงค์อีกที
เช่น Please look over the draft and let me know ช่วยกรุณาดูเอกสารฉบับร่างแล้วบอกฉัน…
*กรณีที่เป็นการให้ข้อมูลเพิ่มเติม แล้วอยากทิ้งท้ายว่า ถ้าสงสัยอะไร ถ้ามาสอบถามมาได้เลยนะ*
เช่น If you have any question, ถ้าคุณมีคำถามอะไร
Do not hesitate to ask ไม่ต้องลังเลที่จะถาม
Feel free to ask… ถามได้เลย/ตามสบาย
ส่วนสุดท้าย Sign Off การบอกลา
ถ้าสนิทกัน ก็สามารถใช้คำว่า Thanks again, See you soon!, Cheers ได้ค่ะ
แต่ถ้าเป็นอีเมลที่เป็นทางการ แนะนำให้เลือกใช้คำที่ Formal ขึ้นมาหน่อย เช่น
Regards = ความเคารพนับถือ, ความหวังดี, ความนับถือ
เราสามารถใส่คำว่า Regards แล้วตามด้วยชื่อเลยก็ได้
ซึ่งสามารถใช้ได้ทั่วไป ไม่ทางการเกินไป
เช่น Best regards, Warm regard, Kind regards,
Your … (ด้วยความ…)
ค่อนข้างเป็นทางการมาก
เช่น Yours sincerely, Yours faithfully, Yours truly, Yours respectfully (ด้วยความจริงใจ ซื่อสัตย์ นับถือ เคารพ)
หรือ จะลาพร้อมไปกับ with ….
With best wishes, หรือ Best Wishes,
With many thanks and best wishes